Trong thời buổi khi mà ngày dường như ngắn
lại và khối lượng công việc mỗi lúc một nhiều thêm, có vẻ như việc dồn
hàng đống nhiệm vụ vào cùng lúc là giải pháp thiết thực nhất để hoàn
thành mọi việc. Nhưng khi “kiêm nhiệm” quá nhiều thứ, có thực phải sẽ
tiết kiệm được thời gian?
Nhiều hơn nhưng lại… ít hơn
Sẽ là ngộ nhận khi bạn nghĩ rằng giải quyết nhiều công việc khác nhau cùng một lúc sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn. Trong thực tiễn, chỉ nên tiến hành mỗi lúc một việc, do đó, nếu tranh thủ thời gian để làm quá nhiều nhiệm vụ sẽ làm mất hiệu quả tối ưu.
Luôn “tranh thủ thời gian” sẽ làm giảm năng suất công việc về lâu dài. Tất nhiên ai cũng có thể vừa trả lời điện thoại vừa phân loại các email cùng một lúc, nhưng liệu bạn có thể vừa lên kế hoạch chương trình nghị sự cho cuộc họp sắp tới lại vừa duyệt lại bản doanh thu của tháng vừa qua không? Tất nhiên là rất khó có thể làm như vậy.
Nếu bạn nghĩ rằng chỉ cần lên một danh sách các việc cần làm sẽ là giải pháp đơn giản tới mức “thằng ngốc” nào cũng hiểu được thì bạn đích thị là… một gã ngốc. Vấn đề không phải ở chỗ đổ dồn tất cả các công việc lại với nhau, cứ cho là tổng thời gian cần thiết để làm việc sẽ giảm.
Ít hơn nhưng lại là nhiều hơn
Chẳng hạn bạn phải đánh máy một bản báo cáo cho nhà quản lý của bạn mất khoảng 30 phút và hướng dẫn một thực tập viên về cách tổ chức, quản lý dữ liệu mất khoảng 30 phút nữa, nếu bạn kết hợp hai việc này cùng một lúc sẽ mất khoảng 45 phút.
Nghe thật tuyệt, phải không nào? Nhưng bạn đã sai. Mặc dù chất lượng công việc sẽ đạt mức tối đa khi các nhiệm vụ được thực hiện cùng một lúc nhưng chính sự “đa di năng” này đã làm giảm chất lượng. Nói cách khác, nếu được làm riêng rẽ, giả sử hiệu quả từng công việc có thể đạt 100% thì khi làm đồng thời, năng suất của chúng sẽ giảm xuống chỉ còn 70%.
Có thể những tính toán về mặt chi phí, lợi ích và sự tiết kiệm 25% thời gian sẽ làm bạn quên mất 30% chất lượng bị giảm bớt, nhưng hãy xét về ảnh hưởng lâu dài mà xem, nhân viên thực tập có thể sẽ phải hỏi lại bạn về những vấn đề chưa rõ trong việc quản lý cơ sở dữ liệu vì anh ta chưa dễ tiếp thu tất cả ngay trong lần đầu tiên. Và đây chính là cái vòng luẩn quẩn của lối làm nhiều việc cùng lúc.
Nói tóm lại, ưu điểm của lối “kiêm nhiệm nhiều việc” là hoàn thành được nhiều việc với thời gian ít hơn nhưng nhược điểm là gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Ai có thể làm nhiều việc cùng một lúc?
Có những vị trí công việc cụ thể cần phải làm nhiều việc đồng thời vì công việc của họ đòi hỏi họ phải nắm vững nhiều thứ cùng một lúc. Thật dễ hiểu khi người quản lý một nhà hàng vừa phải quán xuyến công việc ở nhà bếp, vừa phải giám sát các nhân viên phục vụ để kiểm tra xem họ đã nhận đúng các đơn đặt hàng chưa, vừa luôn phải đảm bảo có đủ tiền lẻ ở chỗ nhân viên thanh toán...
Ngoài ra còn có những công việc khác đòi hỏi khả năng kiêm nhiệm nhiều thứ là:
-Các nhà giám sát.
-Những người lãnh đạo nhóm.
-Các nhà quản lý dự án.
Mặc dù các vị trí nói trên chủ yếu chịu trách nhiệm giao phó công việc song một vài việc trong số đó cần phải có khả năng kiêm nhiệm nhiều thứ chứ không đơn thuần chỉ là việc giao việc cho cấp dưới.
Khi nào bạn nên kết hợp làm nhiều việc?
Bức thiết/Không bức thiết
Biết xác định việc nào cần phải làm ngay cũng quan trọng như biết cách làm việc đó. Trong trường hợp đó, thời gian là yếu tố quan trọng hàng đầu. Nếu bạn cần kiểm tra lại lần nữa các hoá đơn trước khi gửi cho khách hàng, bạn cần phải làm việc này càng sớm càng tốt và không để quá ngày thanh toán ghi trên đó.
Một ví dụ khác, nếu hôm nay là ngày tới phiên bạn vệ sinh căn bếp của cơ quan (không cấp thiết) nhưng bạn lại cũng phải hoàn thành gấp bản báo cáo chi phí hàng tháng cho người giám sát (cấp thiết) thì hiển nhiên bạn phải có cách ưu tiên cho công việc của mình.
Nếu bạn vẫn không thể tự quyết định xem công việc nào là cấp thiết hãy tự hỏi mình câu này trước khi làm: “Tôi có cần làm việc này ngay bây giờ không?”.
Quan trọng/Không quan trọng
Đây chính là mấu chốt để biết được những công việc nào bạn có thể làm cùng với nhau và không thể. So sánh với việc phân loại công việc dựa trên tính cấp thiết, nhân tố quan trọng này sẽ giúp bạn xác định rõ bạn có cần làm ngay nhiệm vụ này hay hoàn toàn có thể gạt nó sang và để tới tận cuối tuần mới giải quyết.
Nếu công việc không thực sự bức thiết nhưng lại rất quan trọng với công ty thì bạn có thể tiến hành như bình thường. Thậm chí bạn còn nên gạt bỏ những việc lặt vặt để tập trung vào công việc đó. Những việc không quan trọng có thể hoãn lại vô thời hạn.
Nếu bạn vẫn chưa thể tự xác định được đâu là việc cần phải làm ngay, bạn nên tự hỏi mình rằng “việc này có cần phải làm gấp không” trước khi bắt tay vào việc.
Làm việc kết hợp một cách thông minh
Nếu bạn cần làm nhiều việc cùng một lúc, hãy làm với những việc không quá bức thiết. Chúng ta hãy cùng suy ngẫm về thực tiễn đầy tính lô gích này: Khi phải làm hai việc quan trọng hoặc cấp thiết cùng một lúc, bạn sẽ không thể dành sự quan tâm, chú ý cần thiết và trọn vẹn cho từng việc.
Tuy nhiên, nếu bạn vừa làm một bảng phân tích thị trường vừa tìm mua một bộ loa trên mạng thì hai việc này có thể làm cùng một lúc. Rõ ràng, việc làm bảng nghiên cứu thị trường (quan trọng) và việc mua bộ loa (không quan trọng) có thể làm cùng nhau vì việc sau không bắt bạn phải tư duy quá nhiều như việc trước